El pago de prima vacacional es una obligación legal que muchas empresas aún calculan de forma manual o inexacta. Si gestionas personal, sabes que los errores en este rubro pueden generar multas, reclamos y pérdida de confianza interna.
En este artículo te explico qué es la prima vacacional, cómo se calcula correctamente y qué buenas prácticas puedes aplicar para cumplir con la ley y proteger tu operación. Si estás comenzando a informarte sobre este tema, esta guía está pensada para ti.
¿Qué es la prima vacacional?
La prima vacacional es una prestación adicional que debe pagarse a los trabajadores cuando toman sus vacaciones. En México, está regulada por la Ley Federal del Trabajo (LFT), específicamente en su artículo 80.
Este pago tiene como fin compensar el gasto que el colaborador puede tener durante su periodo de descanso. Es un derecho irrenunciable y no puede sustituirse por ningún otro beneficio.
¿Quiénes tienen derecho a recibirla?
Todos los trabajadores con contrato formal, independientemente del área, tipo de puesto o antigüedad. Desde el primer año de trabajo, el colaborador tiene derecho a un mínimo de 12 días de vacaciones, y con ello, a recibir su prima vacacional correspondiente.
Incluso si el trabajador no hace uso inmediato de sus vacaciones, el pago debe generarse en cuanto el periodo vacacional es autorizado o acumulado.
¿Cómo se calcula el pago de prima vacacional?
El cálculo no es complejo, pero sí debe hacerse con precisión. Estos son los pasos que debes seguir:
- Identifica el salario diario del trabajador.
- Divide su sueldo mensual entre 30 (días del mes).
- Determina los días de vacaciones que le corresponden.
- Según la antigüedad, la LFT establece desde 12 hasta 32 días o más.
- Aplica el porcentaje de prima vacacional.
- Por ley, el mínimo es del 25%, aunque algunas empresas otorgan un porcentaje mayor como parte de su política interna.
Ejemplo práctico
Juan tiene un salario mensual de $15,000 y cumple 2 años en la empresa.
- Salario diario: $15,000 / 30 = $500
- Días de vacaciones: 14 días (según LFT para 2 años)
- Prima vacacional: 25%
Cálculo:
500 x 14 = $7,000 (valor de los días de vacaciones)
$7,000 x 0.25 = $1,750 (prima vacacional)
Ese monto se paga adicionalmente al salario correspondiente al periodo de vacaciones.
¿Cuándo se debe pagar la prima vacacional?
Este pago debe hacerse antes o al inicio del periodo vacacional, nunca después. Es decir, si el trabajador toma sus vacaciones del 10 al 20 de julio, la prima debe verse reflejada en su nómina antes del 10 de julio.
En empresas con calendarios laborales planificados, lo ideal es programar estos pagos de forma automática dentro del sistema de nómina.
¿Qué errores debes evitar?
Aunque el cálculo parece sencillo, muchos errores surgen por descuidos o falta de automatización. Aquí los más comunes:
- Calcular con salario incorrecto (diario en lugar de integrado)
- No respetar el porcentaje mínimo legal
- Pagar fuera de tiempo
- No considerar días proporcionales para colaboradores con menos de un año
- No registrar correctamente la prima en el CFDI de nómina
Cualquiera de estos errores puede ocasionar conflictos laborales, auditorías o multas por parte de la autoridad fiscal o laboral.
¿Cómo garantizar el cálculo correcto en tu empresa?
La clave está en profesionalizar el proceso y dejar de hacerlo manual. Estas son algunas buenas prácticas:
- Usa un sistema de nómina automatizado que calcule la prima vacacional según los días acumulados y el salario actualizado.
- Integra calendarios laborales, fechas de aniversario y días autorizados en una plataforma central.
- Capacita al área de RRHH y nómina sobre cambios en la ley y ajustes anuales de vacaciones.
- Audita periódicamente los pagos realizados para detectar inconsistencias.
- Incluye alertas automatizadas para anticipar vacaciones próximas y calcular la prima con anticipación.
¿Qué dice la ley sobre este pago?
La Ley Federal del Trabajo, en su artículo 80, establece:
“Los trabajadores tendrán derecho a una prima no menor del veinticinco por ciento sobre los salarios que les correspondan durante el período de vacaciones.”
Es decir, aunque tu empresa puede ofrecer una prima más alta, nunca debe ser menor al 25%. Tampoco puedes sustituir este pago por vales, días adicionales o beneficios no monetarios.
¿Qué pasa si no pagas la prima vacacional correctamente?
No pagar la prima vacacional —o hacerlo de forma incorrecta— puede tener consecuencias como:
- Multas por parte de la Secretaría del Trabajo
- Demandas laborales
- Aumento en la rotación por insatisfacción de empleados
- Revisiones por parte del SAT si no se reporta correctamente en CFDI
Por eso, es vital que este concepto esté incluido dentro del sistema de recursos humanos y nómina de forma clara y automatizada.
Cierre: ¿Listo para profesionalizar la gestión de vacaciones y primas?
El pago de prima vacacional no es un trámite más: es un derecho laboral y una oportunidad para mejorar la experiencia del colaborador. Automatizar este proceso te permite evitar errores, mantenerte dentro del marco legal y fortalecer la confianza de tu equipo.
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Preguntas Frecuentes
1. ¿Qué es el pago de prima vacacional?
El pago de prima vacacional es una prestación adicional que recibe el trabajador al tomar vacaciones, y por ley debe ser al menos del 25% sobre su salario correspondiente.
2. ¿Cómo se calcula la prima vacacional en México?
La prima vacacional se calcula multiplicando el salario diario por los días de vacaciones, y ese resultado por el porcentaje de prima establecido, que no puede ser menor al 25%.
3. ¿Quién tiene derecho a recibir prima vacacional?
Tienen derecho todos los trabajadores con contrato formal, desde su primer año de antigüedad, sin importar puesto, área o tipo de jornada.
4. ¿Cuántos días de vacaciones dan en el primer año?
En el primer año laboral, la Ley Federal del Trabajo otorga al trabajador un mínimo de 12 días de vacaciones.
5. ¿Cuándo se debe pagar la prima vacacional?
La prima vacacional debe pagarse antes o al inicio del periodo vacacional, nunca después de que el colaborador tome sus días.
6. ¿Qué pasa si no se paga correctamente la prima vacacional?
No pagarla correctamente puede generar multas, demandas laborales, conflictos internos y sanciones fiscales si no se registra en el CFDI.
7. ¿Qué errores son comunes al calcular la prima vacacional?
Errores comunes son usar salario incorrecto, pagar fuera de tiempo o ignorar el porcentaje legal mínimo del 25%.
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